Les avantages d’un agenda partagé pour les associations

agenda partagé

En matière de gestion et de planification de projet, un planning constitue un moyen incontournable pour notifier les événements marquants et les réunions importantes du projet. Un agenda vous permet de connaitre l’ensemble des tâches à réaliser. Grâce à cet outil, il n’est plus nécessaire de se rappeler des programmes à assister puisque c’est le calendrier qui s’en occupe à votre place. Désormais, l’agenda partagé parait un simple accessoire dans la vie de tous les jours. C’est devenu un véritable outil indispensable pour bien fonctionner le travail en équipe. Son usage procure également un grand nombre d’avantages.

Se servir d’un agenda partagé pour faciliter le pilotage d’un projet

Les dirigeants au sein d’une entreprise ou les membres au sein des associations ont besoin d’assurer la bonne gestion de leur projet. Ils ont également besoin d’accroître et d’optimiser la productivité. Pour cela, il s’avère primordial de se servir d’un calendrier partagé. Ce dernier est nécessaire pour faciliter le pilotage des projets. Quelques clics suffisent pour que vous puissiez vous organiser, planifier votre emploi du temps. Cet outil vous permet de mettre en avant les différents événements marquants de votre projet. Visualisez tous les jalons de votre projet ainsi que les échéances de chaque mission grâce à l’usage d’un agenda collaboratif gratuit pour association. Sachez que cet outil est une excellente alternative à privilégier pour observer les horaires d’assemblées générales fixés ou proposés. Un calendrier partagé permet en effet à l’équipe d’avoir une visibilité lointaine sur toutes les tâches à effectuer. De ce fait, son utilisation rend le suivi et le contrôle de l’avancement du projet très rapide et simple. Il est possible de s’appuyer sur les anciens agendas de projets pour organiser ses projets dans le futur. Cela représente en un mot une véritable économie de temps.

Utiliser un calendrier partagé pour faciliter le travail en équipe

Un travail d’équipe est synonyme de transparence. En utilisant un calendrier partagé, le travail en groupe sera optimisé. Bien évidemment, cela rend la circulation de l’information au sein de l’établissement plus facile. Les collaborateurs ont en effet la possibilité de voir l’ordre du jour avec facilité. De plus, ils ont accès à l’emploi du temps de leurs collègues. Tout le monde connait en effet la tâche à laquelle chacun doit travailler. L’agenda partagé gratuit vous permet de savoir les jours de congé ou les disponibilités de vos employés. Cela parait d’un grand atout pour organiser une réunion ou de prévoir un team building. La planification du travail est aussi facile grâce à l’emploi d’un calendrier partagé. L’équipe sera notifiée lors de l’achèvement d’un travail ou le rapprochement de l’échéance de la finition de la tâche ou encore lors de l’assignation ou de la modification d’une mission. Le chef de projet pourra déterminer la charge de travail de ses salariés. Il sera tenu de prendre en compte des disponibilités et des obligations de chaque collaborateur.

Adopter un calendrier partagé pour informer son équipe en temps réel

En général, l’agenda collaboratif partagé marque un support de communication incontournable pour assurer le bon fonctionnement du travail en équipe. Son utilisation vous fournit divers atouts. Il vous rappellera, notifiera et alertera des événements importants au sein de la structure. Vos collaborateurs seront tenus informés de tout ce qui se passe au sujet du projet. Une nouvelle mission, l’annulation ou la confirmation d’un événement, une modification d’une tâche, la planification d’une réunion, etc., tout le personnel concerné seront immédiatement informés en temps réel. L’annuaire partagé sert notamment à l’amélioration de la communication dans l’entreprise. Cela vous permet d’éviter les frustrations et les oublis puisque chaque salarié dispose de la même information que celle des autres collaborateurs. Chacun deviendra en effet plus productif.

Employer un annuaire partagé pour simplifier la planification d’événements et de réunions

Il est parfois difficile de trouver le créneau convenable à tous les salariés dans le cadre de l’organisation d’un événement, d’un déjeuner ou d’une réunion. Heureusement, le calendrier partagé a tout changé. Le fait de s’en servir est aujourd’hui un énorme avantage, car il n’est plus obligatoire d’envoyer un mail ou de téléphoner à chacun des collaborateurs pour déterminer le moment ou l’horaire idéal. L’agenda collaboratif gratuit vous permet de vous tenir informer des disponibilités de vos collègues sur les créneaux suggérés. La création des demandes de rassemblements se fait très rapidement. Les employés et les invités externes (partenaires commerciaux, clients, prestataires, fournisseurs ou autres) peuvent être aussi conviés. Une invitation sera envoyée automatiquement à tous les participants à l’événement après la détermination du créneau. Ceux-ci seront ensuite tenus informés du regroupement. En cas d’annulation du projet, une mise à jour automatique du calendrier se produit et les invités seront alertés par une notification.

Le calendrier partagé est facile à employer. En plus, c’est un outil pratique et efficace pour organiser une réunion. Pour les associations, un agenda partagé gratuit est une bonne option pour optimiser le travail et économiser un temps précieux.

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